Un evento aziendale è, prima di ogni altra cosa, uno strumento di marketing e comunicazione attraverso cui un brand promuove la propria immagine e consolida le relazioni con il pubblico, i mass media e i propri partner commerciali. Come organizzare un evento aziendale in modo efficiente e limitando al minimo le possibilità di errore.
1. Stabilire le finalità dell’evento
Forse è il caso di partire dalla fine: qual è l’obiettivo per cui vuoi investire in allestimenti eventi per il pubblico? A chi ti rivolgi? L’evento è un mezzo attraverso cui raggiungere un fine, ma se il fine non c’è o è stato stabilito con scarsa chiarezza, il rischio di trasformare l’iniziativa in uno spreco di tempo e di soldi è tangibile. A seconda del target e dello scopo, l’evento andrà gestito in maniera diversa. Punti a promuovere un nuovo prodotto? O vuoi inaugurare un nuovo punto vendita? La manifestazione si rivolge al pubblico in genere, ai mass media o ai tecnici del settore?
2. Scegliere la location, con coerenza
La location scelta per l’evento deve essere appropriata, facile da raggiungere e funzionale. L’appropriatezza fa riferimento alla coerenza tra l’idea di marchio e contenuti che l’azienda propone e al target cui ci si rivolge; la sede deve essere il più possibile accessibile anche per le personalità che giungeranno da fuori città e, possibilmente, ben servita dai mezzi (oppure predisponete un sistema di navette per il trasporto dalla stazione o dall’aeroporto) e funzionale per spazio e apparecchiature tecniche (avrai bisogno di un palco, amplificazioni, microfoni?).
3. Promozione e coinvolgimento
Pochi giorni prima dell’evento dovresti avere già un’idea orientativa del numero di persone presenti. Certo, il numero sarà puramente indicativo e non del tutto attendibile ma, se non altro, potrai orientarti più facilmente per la gestione degli spazi, dei posti a sedere, del catering (ove previsti). Le previsioni di afflusso vanno gestite attraverso il recall dei personaggi invitati e, se rivolto al pubblico, mediante le pagine social su cui avrai sponsorizzato l’evento.
La promozione è fondamentale e richiede un’attenzione particolare: mass media tradizionali e digitali, social network, sito aziendale sono tutti strumenti utili e differenti e devono essere sfruttati appieno secondo le specifiche modalità di utilizzo.
4. Il monitoraggio
A fine evento, non siete neppure vicini alla possibilità di riposare! Ora viene la fase dei bilanci: la promozione dell’evento deve essere sospinta anche (o soprattutto) nelle ore immediatamente successive alla conclusione dell’iniziativa. C’è da fare pressione sui giornalisti perché ne diano risalto sui propri spazi editoriali, occorre alimentare il passaparola tramite i social network e gli altri canali di diffusione online, realizzare una rassegna stampa e raccogliere i feedback dei presenti. Solo così, potrai perfezionare la tua campagna di event planning.