Come organizzare un evento aziendale: guida pratica

Un evento aziendale è, prima di ogni altra cosa, uno strumento di marketing e comunicazione attraverso cui un brand promuove la propria immagine e consolida le relazioni con il pubblico, i mass media e i propri partner commerciali. Come organizzare un evento aziendale in modo efficiente e limitando al minimo le possibilità di errore.

1. Stabilire le finalità dell’evento

Forse è il caso di partire dalla fine: qual è l’obiettivo per cui vuoi investire in allestimenti eventi per il pubblico? A chi ti rivolgi? L’evento è un mezzo attraverso cui raggiungere un fine, ma se il fine non c’è o è stato stabilito con scarsa chiarezza, il rischio di trasformare l’iniziativa in uno spreco di tempo e di soldi è tangibile. A seconda del target e dello scopo, l’evento andrà gestito in maniera diversa. Punti a promuovere un nuovo prodotto? O vuoi inaugurare un nuovo punto vendita? La manifestazione si rivolge al pubblico in genere, ai mass media o ai tecnici del settore?

2. Scegliere la location, con coerenza

La location scelta per l’evento deve essere appropriata, facile da raggiungere e funzionale. L’appropriatezza fa riferimento alla coerenza tra l’idea di marchio e contenuti che l’azienda propone e al target cui ci si rivolge; la sede deve essere il più possibile accessibile anche per le personalità che giungeranno da fuori città e, possibilmente, ben servita dai mezzi (oppure predisponete un sistema di navette per il trasporto dalla stazione o dall’aeroporto) e funzionale per spazio e apparecchiature tecniche (avrai bisogno di un palco, amplificazioni, microfoni?).

3. Promozione e coinvolgimento

Pochi giorni prima dell’evento dovresti avere già un’idea orientativa del numero di persone presenti. Certo, il numero sarà puramente indicativo e non del tutto attendibile ma, se non altro, potrai orientarti più facilmente per la gestione degli spazi, dei posti a sedere, del catering (ove previsti). Le previsioni di afflusso vanno gestite attraverso il recall dei personaggi invitati e, se rivolto al pubblico, mediante le pagine social su cui avrai sponsorizzato l’evento.

La promozione è fondamentale e richiede un’attenzione particolare: mass media tradizionali e digitali, social network, sito aziendale sono tutti strumenti utili e differenti e devono essere sfruttati appieno secondo le specifiche modalità di utilizzo.

4. Il monitoraggio

A fine evento, non siete neppure vicini alla possibilità di riposare! Ora viene la fase dei bilanci: la promozione dell’evento deve essere sospinta anche (o soprattutto) nelle ore immediatamente successive alla conclusione dell’iniziativa. C’è da fare pressione sui giornalisti perché ne diano risalto sui propri spazi editoriali, occorre alimentare il passaparola tramite i social network e gli altri canali di diffusione online, realizzare una rassegna stampa e raccogliere i feedback dei presenti. Solo così, potrai perfezionare la tua campagna di event planning.

Volantini pubblicitari: puntare sull’originalità

Investire nella stampa e diffusione di volantini, oggi, è più complicato rispetto in passato. Le strutture di rete e il complesso mondo del web marketing hanno rivoluzionato i concetti di comunicazione e di pubblicità; ragion per cui, si rende necessario un approccio più creativo e in grado di sorprendere il pubblico. Ecco alcune idee creative per flyer originali, per attirare immediatamente l’attenzione della gente e fare centro!

Personalizza la forma del flyer

Essere creativi con la comunicazione non significa per forza elaborare idee fuori dal comune o scioccanti. La semplicità è un’arma spesso sottovalutata ma quanto mai d’impatto. Ad esempio, un modo originale di attirare l’attenzione del pubblico e persuaderlo a non cestinare il flyer è quello di utilizzare forme personalizzate, modellando il volantino con originalità. La forma del contorno può essere utilizzata per suggerire il tema del flyer stesso, ad esempio imprimendo le sembianze di una zucca a un volantino che sponsorizza un evento di halloween o quelle di un pesce per un ristorante in riva al mare. Non so voi, ma io gli dedicherei un’occhiata incuriosita prima di decidere di buttarlo via.

Inserisci un Qr Code

Il Qr Code è un codice a barre a matrice realizzati attraverso moduli di colore nero su sfondo bianco all’interno di un riquadro. Esso viene scansionato attraverso la fotocamera di un normale smartphone e permette la visualizzazione di una pagina web la quale viene aperta automaticamente dal dispositivo senza la necessità di effettuare ricerche tramite browser o app. Si tratta di una soluzione smart, immediata e perfetta per realizzare un’integrazione tra gli strumenti cartacei e quelli digitali. Il codice QR può essere impiegato in tantissimi modi, ad esempio per collegare l’utente a un luogo sulle mappe di Google o alla pagina offerte del marchio.

Implementare sconti e vantaggi

Se il volantino viene trasformato in un buono sconto, un ingresso gratuito o qualunque altra forma di plus per l’utente, questi sarà più disposto a conservarlo, a leggerlo e a valutarne l’utilità. Ricorda di investire in servizi di stampa volantini di qualità e di non lesinare sulla qualità, fattore decisivo nel rafforzare l’impatto sull’utente.

Attività di branding: come dare visibilità al proprio marchio

Le attività di branding includono tutti gli interventi, le strategie e gli strumenti utilizzati per creare la propria identità di marca e per rafforzarla sul mercato. Il branding è un aspetto prioritario di qualunque realtà aziendale, sia essa una multinazionale o una piccola impresa, poiché definisce l’offerta commerciale che essa è in grado di proporre e le promesse che essa fa ai clienti, effettivi o potenziali. Ma come si definisce e si ottimizza il branding di una realtà commerciale. Ecco gli strumenti più efficaci.

Logo e pay-off

Il logo è, in qualche modo, la rappresentazione visiva dell’identità aziendale. Esso deve essere di impatto, comunicativo, espressivo dei valori fondanti ma anche semplice, facile da ricordare e da riconoscere. il logo è di solito accompagnato a un pay-off, quello che una volta veniva definito slogan, comunicativamente immediato e d’effetto e che sia in grado di sintetizzare in poche parole l’essenza più autentica della società.

Linguaggio

Il tipo di linguaggio che un’azienda sceglie di adottare è una chiara incarnazione dell’identità aziendale. Un brand può usare un approccio aggressivo, irriverente o conciliante, rassicurare o provocare, essere ironico o solenne, purché il linguaggio sia esposto in forma coerente con i valori di brand.

Produzione di contenuti

Ogni atto comunicativo sia pubblicato a nome dell’azienda è parte integrante della sua identità di brand. Il sito web e i canali social sono i primi elementi immediatamente riconducibili al marchio ma ce ne sono tantissimi altri. Un mezzo efficacissimo, ad esempio, è quello dell’evento brand, una soluzione sempre più diffusa da quando il marketing esperienziale ha dimostrato la sua eccezionale efficacia; numerose agenzia di specializzate nella realizzazione eventi Milano o Roma si sono specializzate negli ultimi anni proprio nella creazione di eventi marchio, focalizzati sull’obiettivo di rafforzamento e diffusione del brand.

Testimonial

Il testimonial è l’uomo immagine attraverso cui l’azienda racconta se stessa. Esistono diversi tipi di testimonial, personaggi famosi, attori che impersonificano il consumatore-tipo o personalità aziendali scelte appositamente per farsi portavoce in prima persona dei valori aziendali (pensate a Giovanni Rana o a Francesco Amadori).

Marketing olistico: il nuovo approccio del marketing totale

Molte agenzie di comunicazione, marketing e di digital pr Milano hanno sviluppato negli ultimi tempi un approccio differente alla propria attività di comunicazione, che pone il focus d’attenzione non più sulla mera sponsorizzazione del prodotto ma sulla realtà aziendale nella sua interezza e sui reali bisogni della persona (e non del cliente). Tale disciplina è definita marketing olistico, o marketing totale, e si pone come la rivoluzione copernicana del settore, abbracciando gli aspetti comunicativo, di assistenza, di sviluppo del prodotto e di fruizione dell’esperienza-prodotto nella sua interezza.

Perché “olistico”?

Etimologicamente, l’olismo designa un approccio teorico basato sulla concezione secondo cui un sistema non può essere compreso studiando la sola composizione delle sue parti ma deve essere studiato nella sua totalità. Partendo da una base gestaltista, l’idea di base è che la totalità di un sistema è più della sommatoria delle singole parti. Come possiamo traslare tale idea nel settore del marketing?

Il marketing olistico nel concreto

La rivoluzione copernicana sta nel fatto che al centro delle riflessioni di un’azienda non vi è più lo sviluppo del singolo prodotto quanto, piuttosto, l’esperienza della persona. Esperienza che, a una riflessione più attenta, si scopre essere caratterizzata da una serie di aspetti differenti che, nella loro globalità, costituiscono la soddisfazione del cliente.

Il prodotto come risposta a una domanda latente

Utilizzando tale l‘approccio, lo sviluppo del prodotto diviene atto conclusivo di un processo che nasce con un’analisi della realtà in cui opera l’azienda. Questa ultima deve essere in grado di proporre soluzioni a problemi reali, imparare a conoscere il pubblico e le sue esigenze, ascoltare.

Per prima cosa, è necessario che un business sia in grado di comprendere quale sia la sua posizione all’interno del sistema-società: cosa può offrire per migliorare la vita dei propri clienti? A chi si rivolge? Come sviluppare al meglio la propria offerta tenendo conto di tutto ciò?

Trovate le risposte a queste domande, il focus si sposta sulla realizzazione di prodotti specifici. Per prodotti, qui, non si intende il mero bene o servizio messo sul mercato: un approccio totale alla disciplina richiede che la brand experience tenga in considerazione ogni singolo aspetto della vita dei consumatori, fornire qualità, efficienza e diversificazione, curare l’assistenza e monitorare il livello di soddisfazione, cambiare in corsa quando necessario, riconfigurare beni e servizi sulla base di quanto appreso.

Il marketing olistico spinge a una riflessione particolare: oggi l’utente non acquista un prodotto ma l’intero brand. Qui risiede la totalità della strategia, il rapporto tra cliente e marchio non si esaurisce nell’acquisto, semmai è lì che si pone l’origine di un rapporto che, nelle intenzioni dell’azienda, deve diventare continuativo, confortevole ed efficiente nel corso del tempo.